一檔團購最花時間的，往往不是找商品、也不是揪團，而是反覆回同樣的訊息。
收單要確認一次、匯款資訊要貼一次、對完帳要回一次、出貨要通知一次、到貨要提醒一次。三十個團員，就是至少一百五十則訊息，而且每一則的內容幾乎一模一樣。
這些訊息不用每次重打。存好之後，整個流程會快一倍。
下面是涵蓋開團到售後的 10 段範本，你可以直接抄去改。先講三個讓範本真的好用的原則。
範本怎麼寫才好用？三個原則
大部分人的範本寫完就丟著不用，通常是因為犯了下面其中一個錯。
原則一：留空格，不要留半成品
範本裡會變動的地方，用一個明顯的、你一眼看得到的記號標出來，例如 ____ 或 【】。
不要寫成「品項：巧克力餅乾」再每次手動改，那樣你很容易漏改，把上一個團員的品項送出去。空白反而安全，因為漏填一眼就看得出來。
原則二：留語氣，不要寫成公文
團購是人跟人的生意。範本可以省時間，但不能省掉語氣。
一句「麻煩你囉～」、一個表情符號，成本是零，但收到的人感覺完全不同。你要的是「快速但不冷淡」，不是「快速且像機器人」。
原則三：留下一步，每則都要告訴對方接下來做什麼
這是最多人漏掉的一點。
一則好的團購訊息，結尾一定會告訴對方下一步是什麼：要匯款、要回覆後五碼、要等通知、要檢查包裹。
沒有下一步的訊息，對方就會來問；對方一問，你就要再回一次。範本寫得好，能省下的不只是這一則，還有後面那三則來回。
收單階段
1. 開團公告
【____ 團】開團囉！
品項：____
團購價：____（原價 ____）
收單時間：____ 前
預計出貨：____下單請填表單 👉 ____
有問題直接留言或私訊我，我會盡快回你 🙌
2. 收單確認
已收到你的訂單囉！
品項：____，數量：____，金額：____請於 ____ 前完成匯款，我們會在收到款項後安排出貨 🙌
匯款資訊我下一則傳給你～
3. 收單截止提醒
提醒一下～ 這檔團今天 ____ 就要收單囉！
還沒下單的把握最後機會 👉 ____
已經下單但還沒匯款的，也麻煩今天完成，我才好一起下訂 🙏
付款與對帳階段
4. 匯款資訊
匯款資訊如下：
銀行：____（代碼 ____）
戶名：____
帳號：____
金額：____匯款後麻煩回覆帳號後五碼，方便我對帳，謝謝你～
⚠️ 這則要特別小心：帳號一定要核對過再存成範本。存錯一次，錯的會一路送出去給所有人。存好之後每次都貼同一則，反而比每次手打安全。
5. 對帳完成回覆
收到你的款項囉，已經幫你對上帳 ✅
品項：____，數量：____
接下來就等我統一下訂、廠商出貨，到貨後我會再通知你～
6. 查無款項
不好意思打擾～ 我對帳的時候還沒看到你的款項耶 🥲
想確認一下：是還沒匯款，還是已經匯了但後五碼還沒給我呢？
如果已經匯了，麻煩把後五碼或截圖傳給我，我再幫你確認 🙏
出貨與到貨階段
7. 出貨通知
你的包裹已經出貨囉 📦
物流：____
單號：____
預計 ____ 個工作天到貨收到記得檢查一下，有任何問題隨時跟我說 😊
8. 延遲或缺貨通知
跟你說明一下狀況 🙏
這次 ____ 因為 ____，出貨會延到 ____。
造成你的等待真的很不好意思。如果不方便等，也可以跟我說，我幫你辦退款，完全沒問題～
這則最重要。延遲不可怕，可怕的是沒有人通知。先講、講清楚、給選項，這三件事做到，多數團員都能接受。
售後階段
9. 到貨關心
包裹應該到囉～ 收到了嗎？
有任何狀況（少件、破損、跟預期不一樣）都可以跟我說，我來處理 🙌
喜歡的話也歡迎跟我說一聲，下次有類似的團我會先通知你 💛
10. 退換貨處理
收到你的訊息了，先跟你說聲抱歉 🙏
麻煩幫我準備兩樣東西：\
- 商品現況的照片\
- 訂單編號或你的姓名
傳給我之後我這邊會跟廠商反應，通常 ____ 個工作天內會有結果，我一有消息就跟你說。
這些範本要怎麼收才找得快
十則範本如果全部丟在同一份備忘錄裡，找起來還是慢。建議照團購的流程階段分類：
| 分類 | 放哪幾則 | 使用時機 |
|---|---|---|
| 收單 | 1、2、3 | 開團到截止 |
| 對帳 | 4、5、6 | 最密集、最容易出錯的階段 |
| 出貨 | 7、8 | 下訂後到到貨前 |
| 售後 | 9、10 | 到貨之後 |
每檔團在跑的階段不一樣，把當下那一疊釘選起來，收單期間釘「收單」那組，進入對帳就換成「對帳」那組。這樣你要用的三則永遠在第一屏。
另外，第 4 則（匯款資訊）和第 7 則（出貨通知）是整檔團裡使用頻率最高的兩則，建議固定加入自訂鍵盤，這樣在 LINE 裡就能直接貼上，不用切出去。
常見問題
這些範本可以用 iPhone 內建的替代文字存嗎？ 不行。 iOS 替代文字的「字詞」欄位只能輸入一行，不能換行，而上面每一則範本都有換行和分段。單行的短資訊（例如你的統編、單一支手機號碼）用替代文字很好用，但整段訊息就需要卡片類的工具。詳細差異在iPhone 替代文字完整教學。
團員一多，訊息會不會貼錯人？ 最常見的錯是「把上一個人的金額貼給下一個人」。所以原則一才建議留空白，空白會提醒你要填，寫死的數字不會。
一檔團到底能省多少時間？ 以 30 個團員、每人平均 5 則訊息計算，一則手打 40 秒、貼卡片 5 秒，一檔團大約省下 1.5 到 2 小時。而且省下的是最零碎、最容易被打斷的那種時間。
我還會想改文案，範本會不會綁死？ 範本是起點不是終點。建議每跑完一檔團回頭看一次：哪一則團員常常回問，就代表那則寫得不夠清楚，改掉。
結論
團購的重複訊息有個特性：內容幾乎不變，但發送的時機很分散。 你沒辦法一次處理完，只能一整天零零星星地回，這也是它特別耗神的原因。
把上面十則存成卡片、按階段分類、把當下用得到的那組釘起來，你回訊息的時間就會從「一整天被切碎」變成「點一下就送出」。
想看更多情境的罐頭訊息寫法，可以參考怎麼準備一套罐頭訊息；想把它們變成在 LINE 裡直接點的按鈕，看CopyNow 自訂鍵盤。
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