CopyNow 開箱即用，裝好、貼幾張卡片，馬上就能點一下複製。但大部分人裝完就停在這一步，結果卡片愈存愈多、愈來愈難找，最後又退回去用備忘錄。
差別不在功能，在一開始有沒有花五分鐘把它設定成「你的樣子」。
這篇整理 5 個值得先做的設定，由重要到次要排列。全部做完大概五分鐘，之後每天都在回收。
為什麼值得花這五分鐘？
複製貼上工具會失效，幾乎都是同一個原因：東西存進去了，但要用的時候找不到。
一張卡片從「想到要用」到「真的貼上去」，中間有三個關卡：
- 打開 App（或叫出鍵盤）
- 在清單裡找到那張卡片
- 點下去複製
第 1 和第 3 步 CopyNow 已經幫你壓到最短。會拖慢你的永遠是第 2 步：找。下面五個設定，全部都在處理「找」這件事。
1. 先想清楚：哪些內容值得存成卡片
這不算 App 裡的設定，但它決定後面四個設定有沒有用。
值得存的內容，通常同時滿足兩個條件：會重複用，而且內容固定。
適合存成卡片：
- Email 簽名檔
- 公司統一編號、公司抬頭
- 匯款帳號
- 常用表單網址、會議室連結
- 客服罐頭訊息、業務開場白
- 英文地址
- 社群自介、折扣碼
- 求職感謝信、作品集連結
- 會議室 Wi-Fi 密碼
不適合存成卡片：
- 會變動的內容：這週的活動檔期、隨訂單變的金額。存了反而容易貼到舊資料
- 只用一次的東西：臨時複製一段話，用系統剪貼簿就好
- 長篇筆記：那是備忘錄的工作，CopyNow 處理的是「一段就送出去」的內容
- 高機敏資料：信用卡完整卡號、銀行密碼這類，不建議放在任何一鍵複製的地方
一開始不用貪多。先存 10 到 15 張你這禮拜真的會用到的，比一次匯入 100 張有用得多。
2. 釘選你一天會點好幾次的卡片
CopyNow 目前不支援自由拖曳排序，取而代之的是釘選（置頂）。
被釘選的卡片會固定在清單最上面，也會優先出現在自訂鍵盤上。這代表你最常用的那幾張，永遠不用捲動、不用搜尋。
實務上的建議：
- 釘選的數量控制在 3 到 5 張。釘太多等於沒釘，第一屏還是塞滿
- 每隔一段時間換一次。這個月在找工作就釘感謝信，下個月在跑團購就換成匯款資訊
- 判斷標準是「一天點幾次」，不是「重不重要」。重要但一個月才用一次的，交給分類和搜尋就好
3. 啟用 CopyNow 自訂鍵盤
這是設定裡效益最高的一個，因為它省掉的是切換 App 的動作，你人還在 LINE、Gmail、Instagram 裡，直接把卡片內容打進輸入框，不用跳出去再跳回來。
啟用路徑：
設定 → 一般 → 鍵盤 → 鍵盤 → 加入新的鍵盤 → CopyNow
App 內也有快速設定教學可以跟著走。
啟用後值得再做兩件事：
- 調整鍵盤上的按鈕順序：到「設定 → 管理鍵盤順序」，長按按鈕後拖曳，把最常用的排到最前面
- 確認卡片有加入鍵盤清單：沒被加進去的卡片不會出現在鍵盤上
為什麼鍵盤上的卡片有數量限制？
這是很多人會踩到的一點：卡片在 App 裡看得到，但鍵盤上沒有。
原因是 iOS 對鍵盤擴充功能的記憶體限制比一般 App 嚴格得多。為了讓鍵盤開得快、不閃退，可以同步到鍵盤的卡片數量有上限。
所以請把鍵盤想成你的第一軍，不是全部庫存：留給那些「在別的 App 裡打字打到一半會需要」的內容；其他的留在 App 裡用搜尋找就好。
自訂鍵盤與 iCloud 同步屬於永久版（NT$390 一次買斷）的功能，免費版可以先把卡片建立與分類的流程跑順。
4. 用分類把卡片收好
分類的目的不是整齊，是縮小搜尋範圍。
一個實用的分法是照「情境」而不是照「內容型態」分，因為你要用卡片的時候，腦中想的是「我現在在做什麼」，不是「這段是網址還是文字」。
| 分法 | 分類長這樣 | 好不好用 |
|---|---|---|
| 照內容型態 | 網址、地址、Email、密碼 | 一般。「表單網址」和「會議連結」會混在同一區 |
| 照情境 | 客服回覆、團購、求職、報帳 | 好。打開就是你現在要用的那一疊 |
| 照對象 | 客戶、同事、廠商、家人 | 適合業務、行政這類「對誰講什麼」很分明的人 |
CopyNow 的分類可以配顏色。顏色的用途是讓你「不看字就認得出來」，所以同一組顏色請固定代表同一件事，不要每次新增分類就隨機挑一個。
5. 卡片標題取成「你會搜的那個詞」
搜尋功能只能救得了「你想得起關鍵字」的卡片。所以標題不要取內容的第一句，要取你未來會拿來搜的那個詞。
| 不好的標題 | 好的標題 | 為什麼 |
|---|---|---|
| 您好，感謝您的來信⋯ | 客服 開場白 | 你不會搜「您好」 |
| 822 中信 | 匯款 中信 團購 | 想到的是「匯款」，不是銀行代碼 |
| Dear Hiring Manager | 求職 感謝信 英文 | 一次帶三個可能的搜尋詞 |
小技巧：在標題裡多塞一兩個同義詞。「匯款 帳號 轉帳」比單純「匯款」好搜，因為未來的你不一定會想起同一個字。
設定完之後：一週後回來盤點一次
這是最少人做、但效果最明顯的一步。
用一個禮拜之後，打開 App 看兩件事：
- 哪些卡片一次都沒點過：刪掉，或至少從釘選和鍵盤清單移除
- 哪些內容你這週手動打了兩次以上：那就是漏掉的卡片，補上去
卡片庫跟衣櫃一樣，會不會好用取決於有沒有定期清，不是取決於裝了多少。
常見問題
設定裡找不到 CopyNow 鍵盤怎麼辦？ 到「設定 → 一般 → 鍵盤 → 鍵盤 → 加入新的鍵盤」，在第三方鍵盤區塊找 CopyNow。如果清單裡沒有，先確認 App 已完整安裝並開啟過一次。
為什麼有些卡片沒出現在鍵盤上？ 兩個可能：該卡片沒有被加入鍵盤清單，或是已超過鍵盤的同步上限（見上面第 3 點）。
卡片可以自由拖曳排序嗎？ 目前不支援。請改用釘選，把常用卡片固定在最前面。
鍵盤沒網路能用嗎？ 可以。同步完成之後，離線一樣能正常使用。
結論
CopyNow 的設定其實只在解一個問題：讓你要用的那張卡片，永遠在你伸手就到的地方。
如果你只想做一件事，做第 2 項：釘選 3 到 5 張你每天都會點的卡片，五秒鐘，效果立刻有感。行有餘力再往下做鍵盤、分類、命名。
存好之後要在別的 App 裡直接貼上，可以接著看怎麼把備忘錄裡的常用句搬成卡片；想知道卡片在 iPhone、iPad、Mac 之間怎麼同步，看跨裝置同步是怎麼運作的。
還沒開始用的話，免費下載 CopyNow 就能直接跟著這篇設定完。
