共同購入を始めて、もうすぐ 3 年になります。最初は注文が少なく、一件ずつ手入力で返信していても何とかなりました。けれど一度の開催で数百件の注文が入るようになって、気づいたのです。毎日の時間の大半を、同じ数フレーズを打ち直すことに使っていたと。
「ご入金を確認しました。今週の金曜に発送予定です！」「振込先は ○○銀行、口座番号の下 5 桁は…」こうした文章を、一日に何十回も打っていました。それらをすべて CopyNow に移してから、ワークフロー全体がようやくひと息つけたのです。
まず「いちばんよく打つ文章」を洗い出す
最初にしたのは、急いでカードを作ることではなく、自分が何を繰り返し打っているかを観察することでした。一日に返信したメッセージをさかのぼり、何度も出てくる文章に印をつけ、最終的に約 12 フレーズの核心的な内容にまとめました。
この一手間が大事です。カードは多ければいいわけではなく、正確であるほどいい。本当に何度も使うものだけを保存しておけば、呼び出すときに探し直さずに済みます。
一週間に 3 回以上使う文章なら、カードにする価値があります。それより頻度が低いものは、まだ保存しないでおくと、リストが散らからずに済みます。
カテゴリで場面ごとに分ける
カードはいくつかのカテゴリに分けました。受注・入金確認・発送・サポート。お客様がどの段階の質問をしてきても、対応するカテゴリをタップすれば、長いリストを必死に探さなくても、目的の一枚がすぐ見つかります。
- 受注：商品情報、開催ルール、予約期間。
- 入金確認：振込先、入金確認、追加書類のお願い。
- 発送：発送通知、配送状況の確認、到着後のフォロー。
本当の決め手：キーボードから直接貼る
いちばん変わったのは、CopyNow のカスタムキーボードです。アプリに戻ってコピーして、また LINE に戻る——そんな手間は不要。会話画面のキーボードでカードをタップするだけで、そのまま送信できます。お客様が返信を待っている数秒のあいだに、もう次の一文を貼り終えているのです。
「以前は、タイピングは仕事の一部だと思っていました。
今になって、それは節約できる時間だったと気づきました。」
3 週間後に起きた変化
いちばん実感したのは、返信が速くなり、しかも一貫したことです。「今回は口座番号を打ち間違えていないか」という不安はもうありません。どのカードも、確認済みの標準版だからです。手伝いに来てくれたアルバイトでさえ、カードどおりに返信すれば、口調まで私とほとんど同じになります。
もしあなたも毎日同じ文章を打ち直しているなら、私のおすすめはとてもシンプルです。まず、いちばんよく打つ 10 フレーズを洗い出して、保存してみてください。機械が代わりにやってくれることに、自分が毎日どれだけの時間を静かに費やしていたか、すぐに気づくはずです。
